定额备用金的会计分录处理方法

发布时间:2024-04-07 18:13:31

定额备用金是企业为满足日常零星开支需要，预先从企业资金中拨付给各部门或员工一定数量的现金或存款，这部分资金需要通过会计分录进行记录和核算。以下是对定额备用金领用、使用及报销等环节的会计分录详解：

一、设置定额备用金时的会计分录

假设企业首次为某个部门设立定额备用金10000元，会计分录如下：

借：其他应收款——备用金 10000元 贷：银行存款 10000元

【注】 “其他应收款——备用金”科目用于核算企业内部各部门或职工借支的备用金，银行存款减少是因为企业从银行存款中划转出这部分资金作为备用金。

二、日常使用备用金支付零星开支

在日常使用备用金的过程中，一般不单独作会计分录，只需在备用金收支台账上详细记录每一笔支出，等到月末或需要报销时统一处理。

三、备用金报销时的会计分录

报销时，收回多余的备用金： 如果实际报销金额小于领用的备用金，例如实际报销8000元，需要补足2000元回原备用金账户，则会计分录为：

借：管理费用/销售费用等（实际报销金额） 8000元 贷：库存现金 8000元 借：库存现金 2000元 贷：其他应收款——备用金 2000元
报销金额等于备用金金额： 如果报销金额正好等于领用的备用金金额，例如报销10000元，则会计分录简化为：

借：管理费用/销售费用等（报销金额） 10000元 贷：其他应收款——备用金 10000元

【注】 上述会计分录中的“管理费用/销售费用等”科目根据实际支出内容的不同而调整，如是生产部门使用的备用金，则可能记入“制造费用”科目。

通过上述会计分录的处理，企业可以清晰地反映出备用金的拨付、使用及报销全过程，确保了企业资金的合理流动和有效管控。同时，企业还需要建立健全备用金管理制度，规范备用金的使用和报销程序，以保证财务信息的真实完整。